Jedno biuro – różne punkty widzenia
Komentarze: 0
Autor Magdalena Zagrodnik, Partner, Board Member w Walter Herz
Malejąca dostępność nowych biur, rosnąca konkurencja o najlepsze lokalizacje przy trwałym przejściu na hybrydowy model pracy sprawia, że polski rynek biurowy wchodzi w nowy etap. Firmy zmuszone są planować relokacje z wyprzedzeniem, a o wyborze powierzchni decyduje, nie tylko cena, ale przede wszystkim lokalizacja, standard budynku i doświadczenie pracowników.
Rynkowa oferta biur
Polski rynek biurowy wszedł w okres skrajnie ograniczonej podaży nowych projektów, co stopniowo zmienia równowagę pomiędzy najemcami a właścicielami budynków. W szczególności w Warszawie dostępność nowoczesnych powierzchni w najlepszych lokalizacjach jest coraz mniejsza, a biura premium w centrum są towarem mocno deficytowym.
Topniejąca podaż powierzchni na największych rynkach biurowych w kraju zmusza najemców do bardziej strategicznego planowania procesów relokacji oraz długofalowej analizy wartości wynajmowanej przestrzeni. Kluczowe znaczenie mają dziś nie tylko parametry finansowe, lecz przede wszystkim lokalizacja, dostępność komunikacyjna, standard techniczny budynku oraz jakość infrastruktury usługowej w otoczeniu.
Największą rywalizację o najlepsze powierzchnie obserwować możemy w Warszawie. Firmy, które nie zaplanowały relokacji z odpowiednim wyprzedzeniem, często muszą wybierać pomiędzy renegocjacją umowy w obecnej lokalizacji a przeprowadzką poza centrum miasta. Od 2023 roku stołeczny rynek funkcjonuje w wyraźnej luce podażowej, której skutki pogłębiają się z każdym kwartałem. W najbardziej pożądanym obszarze biurowym stolicy, koncentrującym się wokół ronda Daszyńskiego, poziom pustostanów spadł do zaledwie 6 proc.
W praktyce oznacza to, że proces poszukiwania nowej siedziby w atrakcyjnej części Warszawy powinien zaczynać się nawet dwa, trzy lata przed planowaną relokacją, jeszcze przed rozpoczęciem budowy nowych projektów.
W miastach regionalnych sytuacja jest bardziej zróżnicowana. Choć dostępność powierzchni jest większa, szczególnie w Katowicach, Wrocławiu czy Łodzi, realny wybór dotyczy głównie powierzchni do około 5 tys. mkw. W przypadku większego zapotrzebowania dostępność nowoczesnych biur jest ograniczona, a duże moduły, o powierzchni powyżej 10 tys. mkw. należą do rzadkości. W efekcie znaczną część aktywności rynkowej stanowią renegocjacje istniejących umów najmu.
Niska aktywność deweloperów w sektorze biurowym jest konsekwencją wysokich kosztów budowy i finansowania inwestycji, jak i poziomu rentowności nowych obiektów przy obecnych stawkach czynszowych. W 2025 roku w całej Polsce oddano jedynie około 110 tys. mkw. nowych biur (90 tys. mkw. i 20 tys. mkw. w regionach) i był to najniższy wynik od około dwóch dekad.
W całym kraju w budowie pozostaje obecnie niewiele ponad 400 tys. mkw. biur - w Warszawie około 190 tys. mkw. i ok. 220 tys. mkw. łącznie na rynkach regionalnych, głównie w Krakowie i Poznaniu.
Analizy wskazują, że w 2026 roku na polski rynek trafi około 170 tys. mkw. nowych biur. Z tego 75 tys. mkw. w Warszawie, co stanowi jeden z najniższych wyników w historii stołecznego rynku oraz około 95 tys. mkw. w miastach regionalnych. A w 2027 roku nowa podaż biurowa będzie jeszcze niższa.
Rosnąca absorpcja dostępnych na rynku powierzchni wywołuje presję na wzrost stawek czynszów, szczególnie w najlepszych lokalizacjach. Już dziś w centrum Warszawy czynsze za powierzchnie klasy premium przekraczają w niektórych przypadkach 30 euro za mkw. miesięcznie. Rynek coraz wyraźniej się segmentuje. Najlepsze budynki w centralnych lokalizacjach notują wzrost stawek czynszowych, podczas gdy starsze obiekty, szczególnie położone poza głównymi strefami biurowymi, utrzymują ich stabilny poziom.
Oczekiwania firm
Popyt na powierzchnie biurowe w Polsce utrzymuje się na bardzo wysokim poziomie. W 2025 roku w największych miastach regionalnych w kraju zapotrzebowanie wzrosło do ponad 770 tys. mkw., natomiast w Warszawie wynajęte zostało niemal 800 tys. mkw., co było jednym z najlepszych wyników w historii tego rynku.
Najemcy w stolicy koncentrują się przede wszystkim na wysokiej klasy powierzchniach w najlepszych lokalizacjach. W praktyce oznacza to rosnącą konkurencję o najbardziej atrakcyjne biura. Jednocześnie firmy coraz gruntowniej analizują efektywność wykorzystywanej przestrzeni, optymalizują metraże oraz poszukują lokalizacji, oferujących dobrą komunikację i szerokie zaplecze usługowe.
Szczególnym zainteresowaniem cieszą się budynki o wysokim standardzie technicznym oraz projekty zapewniające elastyczność w zakresie aranżacji przestrzeni i możliwości skalowania działalności. W najbliższych latach oczekiwane jest utrzymanie stabilnego poziomu popytu, choć jego struktura sektorowa będzie stopniowo się zmieniać.
Największym wyzwaniem dla najemców pozostaje segment premium. W Warszawie brakuje dużych, nowoczesnych powierzchni dostępnych od zaraz, co szczególnie utrudnia relokacje firmom, poszukującym powierzchni przekraczających 1 tys. mkw. W wielu przypadkach przedsiębiorstwa zainteresowane dużymi modułami w Warszawie czy Krakowie muszą liczyć się z koniecznością podpisywania umów przednajmu i oczekiwania na zakończenie budowy nowych projektów.
Jednym z aspektów, odgrywających główną rolę przy wyborze biura jest poziom komfortu pracowników. O atrakcyjności lokalizacji, poza standardem budynku, decyduje dziś także łatwość dojazdu, dostęp do restauracji, punktów usługowych czy infrastruktury wspierającej codzienne funkcjonowanie użytkowników biura.
Rosnąca konkurencja o najlepsze powierzchnie powoduje, że najemcy są coraz częściej skłonni zapłacić wyższy czynsz za najwyższą jakość. Trend ten widoczny był w ostatnim czasie m.in. w Warszawie, Krakowie czy Poznaniu. Ożywienie popytu w segmencie premium przy niskiej dostępności nowych projektów w najbliższych latach będzie nadal stymulować wzrost czynszów. W tych warunkach firmy zmuszone są wziąć pod uwagę bardziej proaktywne podejście do procesu najmu, co oznacza wcześniejsze planowanie relokacji oraz uwzględnianie scenariuszy przednajmu jako standardowego elementu procesu poszukiwania nowej siedziby.
Preferencje pracowników
W ostatnich latach w Polsce mogliśmy obserwować stabilny wzrost odwiedzalności biur, funkcjonujących na rynku głównie w hybrydowym modelu, łączącym pracę w biurze i zdalną. Ten system odgrywa dziś kluczową rolę w kształtowaniu sposobu funkcjonowania firm.
Dla wielu pracowników nowoczesne, wykorzystujące najnowsze rozwiązania techniczne biuro pozostaje jednym z najważniejszych czynników, wpływającym na wybór pracodawcy. Przy czym, zdecydowana większość osób nie chce wracać do pełnego modelu pracy stacjonarnej.
Niezależnie od pokolenia zdają sobie jednak sprawę, że bezpośredni kontakt ze współpracownikami buduje relacje w zespole. Hybryda pozwala, nie tylko zachować komfort pracy zdalnej, ale także utrzymać niezbędny poziom interakcji między zespołami, co jest kluczowe dla budowania relacji i efektywności pracy.
Absolutnym priorytetem dla pracowników biur staje się aktualnie funkcjonalne, nowoczesne środowisko pracy, sprzyjające koncentracji i efektywności. Takie benefity jak owocowe czwartki czy firmowa pizza, tracą na popularności, a na czołową pozycję wysuwa się komfortowa przestrzeń do pracy i przyjazne otoczenie.
Dobrostan pracowników wspiera rosnące znaczenie certyfikacji budynków biurowych pod kątem jakości powietrza, dostępu do światła dziennego, komfortu akustycznego i termicznego. Dla osób pracujących w mieszanym modelu pracy niezwykle istotna jest także lokalizacja biura i jego dostępność komunikacyjna oraz bezpośrednie sąsiedztwo, w tym infrastruktura usługowa, oferta gastronomiczna i przestrzenie sprzyjające relaksowi i integracji.
Większość pracowników preferuje model hybrydowy z przewagą pracy zdalnej, a tylko niewielki procent zainteresowany jest pełną obecnością w biurze. Nakaz powrotu do biura jest obecnie często traktowany jako impuls do renegocjacji warunków pracy lub zmiany pracodawcy.
Spojrzenie pracodawców
Większość organizacji, które wprowadziły pracę zdalną, przyjęła model hybrydowy z precyzyjnie określonymi zasadami obecności w biurze. Pracownicy zwykle zobowiązani są do stacjonarnej pracy przynajmniej trzy dni w tygodniu, a rzadziej do dwóch dni pracy z biura. Częstsza obecność wymagana jest w branżach z bezpośrednim kontaktem z klientami lub pracy przy dużych projektach.
Niemniej, ciekawym trendem jest coraz szersza rezygnacja firm z prostych rozwiązań i szablonowych harmonogramów obecności dla całego zespołu na rzecz indywidualnych planów dla poszczególnych osób, dobranych jednocześnie adekwatnie do bieżących potrzeb biznesowych organizacji oraz realizowanych projektów.
Wyzwaniem dla firm staje się jednak skuteczne zarządzanie hybrydą. Choć organizacje deklarują, że chciałyby większej obecności pracowników w biurze, w praktyce ograniczają inicjatywy na poziomie całej organizacji, zastępując je działaniami ukierunkowanymi na konkretne zespoły. W efekcie rośnie odsetek organizacji stosujących zróżnicowane modele pracy, od bardziej zdalnych po przewagę pracy z biura. Pracodawcy mają jednak niewielką skłonność do akceptacji całkowitej nieobecności pracowników w siedzibie.
Z punktu widzenia firm biuro pełni nadal kluczową rolę i traktowane jest jako narzędzie wspierające funkcjonowanie organizacji. Jego rola pojmowana jest jako wsparcie kultury organizacyjnej, budowania tożsamości oraz rozwoju kompetencji pracowników. Biuro postrzegane jest też jak magnes do przyciągania talentów. O jego atrakcyjności decyduje dziś przede wszystkim jakość doświadczenia użytkowników.
Dlatego szczególnie ważny dla firm przy wyborze lokalizacji jest standard środowiska pracy, w tym akustyka, dostęp do światła dziennego, jakość powietrza oraz rozwiązania proekologiczne. W aranżacji przestrzeni główną rolę odgrywa natomiast funkcjonalność przestrzeni, służąca wygodzie pracowników oraz dostosowanie powierzchni do różnych stylów pracy, od stref intensywnej współpracy po obszary sprzyjające koncentracji.
Ponadto, w kontekście efektywnego funkcjonowania biur w dłuższej perspektywie istotna jest ich elastyczność, dlatego stosowane są w nich obecnie mobilne ściany, modułowe meble i systemy umożliwiające szybką reorganizację przestrzeni zgodnie z potrzebami zespołów.
Podejście firm do hybrydy jest coraz bardziej pragmatyczne, od zachęcania do obecności w biurze po akceptację częściowej pracy zdalnej, przy jednoczesnym utrzymaniu spójności teamów.
W perspektywie najbliższych lat hybrydowy model pracy pozostanie standardem, a atrakcyjność powierzchni biurowych będzie coraz silniej definiowana przez komfort użytkowników, elastyczność przestrzeni oraz integrację funkcjonalną i społeczną, która sprzyja współpracy i wspiera kulturę organizacyjną. W tym kontekście doradztwo w procesie relokacji czy renegocjacji umowy najmu nabiera nowego znaczenia. Biuro powinno bowiem stale podążać za strategią biznesową firmy, stanowiąc przestrzeń zoptymalizowaną do bieżących potrzeb organizacji przez cały, wieloletni okres najmu.
