Jak nowoczesna przestrzeń biurowa buduje...

Autor Magdalena Zagrodnik, Co-Owner, Head of HR & Marketing & Public Relations w Walter Herz

Aranżacja, układ funkcjonalny i jakość środowiska pracy stają się obecnie kluczowym nośnikiem kultury organizacyjnej oraz strategicznym elementem zarządzania i budowania przewagi konkurencyjnej

W dobie pracy hybrydowej biuro przyjęło nową rolę. To właśnie w nim materializuje się kultura organizacyjna, reputacja firmy i troska o ludzi. Firmy, które rozumieją jego obecne znaczenie nie patrzą na biuro, jak na koszt, ale strategiczne narzędzie budowania zaangażowania, satysfakcji i przewagi konkurencyjnej.

Uważam, że biuro to dziś narzędzie HR o strategicznym znaczeniu. Odpowiednie wykorzystanie przestrzeni, nie tylko wspiera codzienną efektywność, ale staje się elementem budowania tożsamości i wizerunku firmy, co pozwala przyciągać i zatrzymywać talenty. Dobrze zaprojektowane biuro wzmacnia współpracę, otwartość i integrację. W obecnych warunkach szybkich zmian miejsce pracy także nabrało nowego znaczenia i właśnie teraz warto na nowo zdefiniować jego rolę w strategii firmy.

Biuro jako strategiczny faktor

Jakość środowiska pracy i sposób wykorzystania przestrzeni mówią teraz o tym, czy firma jest otwarta, zwinna i empatyczna, czy raczej hierarchiczna i zachowawcza. Dlatego, jak wskazuje raport Walter Herz - 26 trendów biurowych na 2026 rok - decyzje o kształcie biura nie powinny zapadać wyłącznie w działach administracyjnych. To temat strategiczny, wymagający współpracy HR, liderów zespołów i zarządu.

Organizacje, które mają dużą świadomość obecnej roli miejsca pracy analizują obecnie ROI z inwestycji w biuro, nie tylko pod względem kosztu metra kwadratowego, ale także pod kątem tego, jak przestrzeń wpływa na retencję, satysfakcję i efektywność.

Analizy pokazują, że odpowiednia inwestycja w biuro zwraca się w postaci niższej absencji, mniejszej rotacji i wyższego zaangażowania zespołu. HR może tu odgrywać kluczową rolę, włączając wskaźniki „miękkie” do twardych kalkulacji efektywności biura.

Komfort i wellbeing – wiodącymi elementami employer brandingu

Pracownicy wracają tam, gdzie czują się dobrze. Kandydaci do pracy zwracają uwagę, czy środowisko pracy wspiera wellbeing, w jaki sposób przygotowane jest do spotkań oraz jak jego przestrzeń wspiera integrację. Odpowiednio zaprojektowane powierzchnie ze strefami do różnego typu pracy, z wygodną kuchnią z dostępem do światła dziennego, strefą eventową i miejscami do regeneracji, wykorzystujące najnowsze rozwiązania techniczne do komunikacji i prowadzenia spotkań stają się jednym z najważniejszych elementów strategii employer brandingu. To przestrzeń, która mówi o organizacji więcej niż kampania brandingowa. Biuro może więc realnie wpływać na skuteczność rekrutacji i poziom lojalności pracowników.

Priorytetem podczas aranżowania nowoczesnej przestrzeni biurowej nie jest już więc wyłącznie pomiar efektywności powierzchni, ale komfort użytkowników. Ergonomiczne wyposażenie, przyjazne oświetlenie i akustyka oraz strefy ciszy, miejsca do współpracy i relaksu to dziś elementy obowiązkowe. Szeroko włączane w przestrzeń są także poprawiające samopoczucie i koncentrację elementy biophilic designu – zieleń, drewno, czy inne materiały naturalne.

Firmy, chcąc zyskać przewagę rekrutacyjną uwzględniają również w planowaniu przestrzeni potrzeby neuroatypowe pracowników, by sprostać wymaganiom różnych grup pracowników.

Elastyczność – kluczowa dla odporności i rozwoju organizacji

Środowisko pracy zmienia się dziś szybciej niż cykl najmu biurowego. Dlatego organizacje coraz powszechniej wybierają elastyczny model, łączący tradycyjne biura z przestrzeniami typu flex lub coworkami. Pozwala to szybciej reagować na zmiany organizacyjne i rozwój zespołów.
Takie rozwiązanie daje możliwość szybkiej ekspansji, reorganizacji czy testowania nowych lokalizacji, a jednocześnie ogranicza ryzyko finansowe. Elastyczne biuro to również symbol kultury adaptacyjnej, wyraźny sygnał dla pracowników, że organizacja potrafi się w szybkim tempie dostosować do warunków rynkowych.

Dzięki nowym technologiom biuro staje się również źródłem danych, które można wykorzystywać by podejmować trafniejsze decyzje. Systemy rezerwacji biurek, czujniki obecności czy analiza wykorzystania sal konferencyjnych pozwalają ocenić, które strefy są rzeczywiście potrzebne.
Łącząc te dane z wynikami ankiet satysfakcji i obserwacjami HR, można zbudować pełny obraz doświadczeń zespołu i na tej podstawie wprowadzać kluczowe zmiany.

ESG – odpowiedzialność i reputacja w praktyce

Zrównoważone biuro to już nie trend, a wymóg. Rozwiązania zgodne z ESG, takie jak energooszczędne oświetlenie, zielone certyfikaty, infrastruktura rowerowa czy monitoring zużycia mediów są coraz częściej oczekiwane nie tylko przez inwestorów, ale i przez pracowników.
Co więcej, odpowiedzialne podejście do środowiska biurowego wpływa pozytywnie na postrzeganie marki pracodawcy, pokazuje, że firma dba o ludzi i planetę, a nie tylko o wynik.

Biuro stało się lustrem organizacji – pokazuje, kim jesteśmy, jak traktujemy ludzi i jak myślimy o przyszłości. Dobrze zaprojektowane środowisko pracy wzmacnia kulturę, przyciąga talenty i buduje trwałą przewagę w rywalizacji o najlepszych pracowników. To właśnie teraz, w czasie elastyczności i hybrydy warto na nowo zdefiniować, czym dla organizacji jest biuro i jak ważna jest to inwestycja w ludzi.

Rekomendacje w skrócie

Włącz biuro do strategii HR i employer brandingu – traktuj je jako inwestycję w ludzi nie koszt.
Mierz satysfakcję z biura i analizuj dane użytkowania – łącz perspektywę miękką i twardą.
Uwzględniaj wellbeing i potrzeby wszystkich grup pracowników w projektowaniu przestrzeni.
Buduj elastyczność – zarówno w aranżacji biura, jak i modelach najmu.
Wykorzystaj współpracę działu HR, Facility Management i zarządu przy kształtowaniu koncepcji biura, aby tworzyć najkorzystniejsze dla firmy rozwiązania.